RECRUTEMENT ASSISTANT.E DE POLE H/F A CASTRES


RECRUTEMENT ASSISTANT.E DE POLE H/F A CASTRES

Le GRETA Midi-Pyrénées Nord recrute 
UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE DE PÔLE (H/F)
 
Finalités de l’emploi
  •  Assurer l’accueil physique et téléphonique du GRETA
  •  Organiser et gérer au quotidien la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation sur le plan logistique, administratif
Activités principales
  • Placé(e) sous l’autorité de l’ordonnateur du GRETA,  de la Directrice opérationnelle du GRETA et du Conseiller en formation continue vous devrez :
  • Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures) / Participer à la réservation des salles
  • Editer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l’ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d’émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs
  • Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
  • Préparer et saisir les données permettant le suivi des stagiaires et de l’activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions,…) et éditer les différents documents (attestation, feuille d’émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, …)
  • Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées
  • Assurer l’accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
  • Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)
  • Contribuer à promouvoir l’image du GRETA en assurant l’accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçus
  • Assurer un 1er niveau d’information du public (objectifs de l’action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).
  • Assurer un rôle d’interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)
  • Participer en lien avec l’assistant(e) Commerciale et de Communication à la mise à jour des supports d’information, du site Internet
  • Réaliser des mailings et phonings en lien avec l’assistant(e) Commerciale et de Communication
  • Contribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETA
Compétences requises
  • Un BTS ou DUT dans le domaine tertiaire exigé
  • Vous avez une première expérience dans le domaine du secrétariat, idéalement dans le secteur de la formation continue
  • Vous maitrisez parfaitement l’outil informatique (Word, Excel et Internet)
  • Vous êtes dynamique, réactif et avez le goût du contact et du travail en équipe.
Statut / Contrat
Catégorie : B
CDD du 20/07/20 au 31/12/2020. rémunéré selon les règles en vigueur dans l’Education nationale.
Quotité : 50%
Le poste est basé à Castres
Coordonnées
Votre candidature est à adresser avant le 10/07/2020 - 12h00 à l’attention de Monsieur L’Ordonnateur, Jean-Paul SIRIEYS

GRETA
03 juillet 2020 - 15 juillet 2020
GRETA référent : GRETA NORD Académie de Toulouse
Lieu : Castres - Collège Les Cèdres