Assistant.e administratif.ve de pôle - GRETA Nord - Rodez

Service public de formation continue des adultes au sein du Ministère de l’Education nationale, les GRETA sont les 1er opérateurs de formation en France avec 496 millions d’euros.
Le GRETA Midi-Pyrénées Nord, rattaché à l’académie de Toulouse, réunit tous les établissements publics (lycées et collèges) des départements du Lot, de l’Aveyron et du Tarn qui ont décidé de regrouper leurs moyens pédagogiques afin d’assurer leur mission de formation des adultes.
Le GRETA Midi-Pyrénées Nord en chiffres c’est :
  • 25 lieux de formations : 1 siège à Rodez, 5 agences territoriales d’animation et de développement (Cahors, Figeac, Millau, Albi, Castres), 13 antennes
  • 7 629 849 € de chiffre d’affaires
  • 12 conseillers en formation continue
  • 125 emplois permanents (90 équivalent temps plein)
  • Environ 530 intervenants ponctuels au service de la formation continue
  • Près de 7000 stagiaires formés par an

Le GRETA Nord recrute UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE POLE

Finalités de l’emploi :
  • Organiser et gérer au quotidien la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation sur le plan logistique, administratif

Activités principales :

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’ordonnateur du GRETA et du Directeur opérationnel et sous l’autorité fonctionnelle du Conseiller en formation continue, vous devrez :
  • Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures)
  • Participer à la réservation des salles Informer le public sur les actions et les financements des formations
  • Editer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l’ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d’émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs
  • Assurer l’indexation et l’archivage des supports de formation
  • Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
  • Préparer et saisir dans PROGRE les données permettant le suivi des stagiaires et de l’activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions…) et éditer les différents documents (attestation, feuille d’émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, …)
  • Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées
  • Assurer l’accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration
  • Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)
  • Saisir les données de mise à jour du fichier clients et prospects du GRETA
  • Contribuer à promouvoir l’image du GRETA en assurant l’accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçus
  • Assurer un 1er niveau d’information du public (objectifs de l’action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription)
  • Assurer un rôle d’interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)
  • Contribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETA

Compétences requises :

De formation minimum Bac +2, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire.
Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques et connaissez les référentiels des diplômes.
Votre sens de l’organisation vous permet d’assumer les missions confiées en respectant les délais.
Doté(e) de bonnes capacités relationnelles, vous êtes dynamique, réactif et avez le goût du contact et du travail en équipe.

Statut / Contrat :

Poste à pourvoir à Rodez du 22/02/2021 au 30/06/2021 remplacement congés maternité – possibilité de renouvellement
Quotité : 90% - Rémunération : Barème Education Nationale – Poste de Catégorie B

Coordonnées :

Votre candidature est à adresser avant le 29/01//2021 - 17h00 à l’attention de Madame BOUSQUET Caroline par :
- courriel : candidature-greta.nord@mongreta.fr
- courrier : GRETA Midi-Pyrénées Nord – 5 avenue du Maréchal Joffre – 12000 Rodez