Assistant administratif - CAFOC

• Professionnalisation des acteurs de la formation et de l’insertion professionnelle
• Conseil aux organisations
• Accompagnement de projets innovants d’ingénierie de formation

Finalités de l’emploi
· Accueil et information, gestion des relations clients et fournisseurs, préparation de statistiques

Activités principales
· Accueil - information – traitement des candidatures : gestion des appels téléphoniques et des courriels, accueil
des stagiaires, vérification des dossiers de candidature en autonomie
· Traitement des devis et conventions : envoi de devis, préparation de dossiers de financements de stagiaires en
lien avec la Responsable de dispositif. Elaboration et envoi de conventions de formation, suivi des conventions,
relances si nécessaire, archivage
· Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses
· Saisie du progiciel PROGRE – conventions, stagiaires, intervenants
· Transmission au service gestion des éléments nécessaires au paiement des dépenses et à la facturation des
recettes, en ayant contrôlé les données fournies
· Suivi administratif des intervenants : préparation et envoi des courriers et courriels aux intervenants ; membres
des jurys candidats ; partenaires (GRETA etc.).
· Préparation des contrats de vacation
· Préparation des supports pédagogiques : préparation des documents de cours à remettre aux intervenants
· Suivi des stagiaires : convocations, gestion des feuilles d’émargement, montage et suivi des dossiers de
financement et de rémunération des stagiaires (en lien avec ASP, OPCA, Pôle Emploi, employeurs) et
indemnités de transport ; gestion des attestations de formation, Suivi post-formation des stagiaires.
· Logistique : Réservation de salles et de matériel
· Achats : réalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon
fonctionnement des activités
· Archivage des dossiers
· Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité
· Participation à la promotion des actions du CAFOC

Compétences requises
Diplôme Bac +2
Une expérience professionnelle de 3 ans exigée.
Le poste nécessite une connaissance des acteurs de la formation professionnelle continue et une expérience
professionnelle dans le domaine de la formation continue et de la certification.
Maîtrise du pack office, Internet, messagerie
Une pratique du logiciel PROGRE serait un plus
Qualités requises pour le poste : sens des responsabilités, discrétion et confidentialité, capacité à mener plusieurs
activités en même temps, à agir dans un contexte complexe en autonomie, adaptation au pic d’activité
d’endurance à la charge de travail, capacités d’adaptation à de nouveaux outils informatiques, capacités à déceler un
dysfonctionnement et proposer des solutions, à améliorer les processus, à mettre en place et actualiser des outils
facilitant la gestion de certains dossiers

Statut / Contrat
Contrat à durée déterminée (renouvelable) du 01/03/19 au 31/12/19 à 100%.
Possibilité de vacation en février.
Rémunération à définir selon les règles applicables à la fonction publique.
Poste basé à Toulouse (au GIP FCIP)

Modalités de recrutement
Candidature à adresser à gipfcip@ac-toulouse.fr avant le 11 janvier 2019. Entretiens de recrutement à prévoir le 15
janvier 2019.
Le GIP FCIP étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles des personnes en situation de handicap.